Cour d'appel, 28 mars 2024. 21/01674

7ème Ch Prud'homale ARRÊT N°91/2024 N° RG 21/01674 - N° Portalis DBVL-V-B7F-ROEO M. [U] [B] C/ S.A.S. BASF FRANCE Copie exécutoire délivrée le : à : RÉPUBLIQUE FRANÇAISE AU NOM DU PEUPLE FRANÇAIS COUR D'APPEL DE RENNES ARRÊT DU 28 MARS 2024 COMPOSITION DE LA COUR LORS DU DÉLIBÉRÉ : Président : Monsieur Hervé BALLEREAU, Président de chambre, Assesseur : Madame Isabelle CHARPENTIER, Conseillère, Assesseur : Monsieur Bruno GUINET, Conseiller, GREFFIER : Madame Françoise DELAUNAY, lors des débats et lors du prononcé DÉBATS : A l'audience publique du 23 Janvier 2024, devant Monsieur Bruno GUINET, magistrat rapporteur, tenant seul l'audience, sans opposition des représentants des parties et qui a rendu compte au délibéré collégial En présence de Madame [M], médiatrice judiciaire ARRÊT : Contradictoire, prononcé publiquement le 28 Mars 2024 par mise à disposition au greffe comme indiqué à l'issue des débats **** APPELANT : Monsieur [U] [B] né le 27 Janvier 1978 à [Localité 6] [Adresse 3] [Localité 1] Représenté par Me Anne-Marie QUESNEL de la SCP DEPASSE, DAUGAN, QUESNEL, DEMAY, Plaidant/Postulant, avocat au barreau de RENNES INTIMÉE : S.A.S. BASF FRANCE [Adresse 2] [Localité 4] Représentée par Me Jean-Bernard MICHEL de la SELARL ELLIPSE AVOCATS LYON, Plaidant/Postulant, avocat au barreau de LYON, substitué par Me COMMON, avocat au barreau de RENNES EXPOSÉ DU LITIGE La SAS BASF France est spécialisée dans l'industrie chimique. Le 6 novembre 2006, M. [U] [B] a été embauché en qualité d'ingénieur technico-commercial en contrat à durée indéterminée par la SAS BASF France. Par courrier en date du 20 octobre 2016, M. [B] informait son employeur de sa décision de démissionner avec prise d'effet au 31 décembre 2016. Au cours de son préavis, M. [B] a indiqué à la SA BASF France qu'il lui restait des notes de frais à transmettre. Il lui adressait alors une demande de remboursement d'un montant de 24 320 euros pour les dépenses mensuelles non réglées depuis décembre 2014. *** Sollicitant le remboursement de frais professionnels, M. [B] a saisi le conseil de prud'hommes de Rennes le 9 février 2018 et a formulé les demandes suivantes : - Remboursement de frais professionnels : 24 320 euros - Intérêts de droit - Article 700 du code de procédure civile : 1 500 euros La SAS BASF France a demandé au conseil de prud'hommes de : - Constater que les frais professionnels engagés avant le 28 février 2016 sont prescrits - Article 700 du code de procédure civile : 2 000 euros Par jugement en date du 15 février 2021, le conseil de prud'hommes de Rennes a : - Dit et jugé que la demande de remboursement des frais professionnels de M. [B] est justifiée pour la période du 9 février au 31 décembre 2016 - Par conséquent, condamné la SAS BASF France à lui payer : - 8 867,92 euros (huit mille huit cent soixante sept euros et quatre vingt douze centimes) - 500 euros (cinq cents euros) sur le fondement de l'article 700 du code de procédure civile - Dit qu'il n'y a pas lieu à appliquer des intérêts au taux légal pour le remboursement - Débouté la SAS BASF France de sa demande au titre de l'article 700 du code de procédure civile - Mis les entiers dépens à la charge de la SAS BASF France, y compris les frais éventuels d'exécution. La CPH a retenu que : Les frais de février à juillet 2016 ont fait l'objet de remboursements, que les remboursements de frais justifiés du mois de juin sont incomplets, que les justificatifs des frais correspondant à la période de septembre à décembre 2016 sont fournis, excepté pour le mois d'octobre. " En conséquence, le conseil a constaté que la somme totale de 8.867,92 euros lui reste due. " *** M. [B] a interjeté appel de la décision précitée par déclaration au greffe en date du 16 mars 2021. En l'état de ses dernières conclusions transmises par son conseil sur le RPVA le 15 juin 2021, M. [B] demande à la cour d'appel de : - Réformer partiellement le jugement entrepris, - Condamner la société BASF à payer en totalité à M. [B] la somme de 24 320 euros au titre des remboursements des frais, outre les intérêts au taux légal à compter du dépôt de la requête ; - Condamner la société BASF à lui payer la somme de 1 500 euros au titre de l'article 700 du code de procédure civile, ainsi qu'aux entiers dépens. En l'état de ses dernières conclusions transmises par son conseil sur le RPVA le 14 septembre 2021, la SAS BASF France demande à la cour d'appel de : - Confirmer le jugement du conseil de prud'hommes de Rennes du 15 février 2021 en ce qu'il a jugé que la demande de M. [B] était prescrite pour les frais antérieurs au 9 février 2016, - Réformer le jugement du conseil de prud'hommes de Rennes du 15 février 2021 en ce qu'il a condamné la société BASF au paiement de la somme de 8 867,92 euros à titre de remboursement de frais professionnels du 9 février au 31 décembre 2016, - Constater que M. [B] n'a pas respecté la procédure applicable au sein de la société BASF, - Constater que les frais professionnels engagés avant le 9 février 2016 sont prescrits, - Constater que M. [B] ne fournit pas de justificatifs pour l'intégralité des frais professionnels sollicités, - Débouter M. [B] de ses demandes, - Condamner M. [B] à verser à la société BASF la somme de 2 000 euros au titre de l'article 700 du code de procédure civile. *** La clôture de l'instruction a été prononcée par ordonnance du conseiller de la mise en état le 19 décembre 2023 avec fixation de la présente affaire à l'audience du 23 janvier 2024. Conformément aux dispositions de l'article 455 du code de procédure civile, la cour renvoie, pour l'exposé des prétentions et moyens des parties, à leurs dernières conclusions régulièrement signifiées. MOTIFS DE LA DÉCISION Sur la prescription de l'action en paiement des frais professionnels : M. [B] soutient que c'est à tort que les premiers juges ont retenu le délai de prescription de deux ans de l'article L1471-1 du code du travail. Il considère que le délai de prescription applicable est celui de 3 ans de l'article L3245-1 du code du travail et qu'il peut donc solliciter le remboursement de ses frais sur la période de 3 ans qui précède sa requête du 9 février 2018, soit à compter du 9 février 2015. La société BASF France fait valoir à l'inverse que seul le délai de 2 ans de l'article L1471-1 du code du travail a vocation à s'appliquer. S'agissant de la prescription, le premier alinéa de l'article L. 1471-1 du code du travail issu de la loi nº2013-504 du 14 juin 2013, non modifié par les textes postérieurs, dispose que 'toute action portant sur l'exécution du contrat de travail se prescrit par deux ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer son droit. La prescription applicable dépend de la nature de la créance dont le paiement est poursuivi. Les frais de déplacement du salarié entre son domicile et le lieu de sa mission constitue une créance résultant de l'exécution du contrat de travail. Il en résulte que, par application de l'article L. 1471-1 du code du travail, la créance est soumise à une prescription biennale. En conséquence, la prescription biennale doit s'appliquer pour les demandes de remboursement de frais professionnels antérieures au 9 février 2016, M. [B] ayant saisi le conseil de prud'hommes le 9 février 2018. La prescription est donc acquise pour la période courant du mois de décembre 2014 au mois de janvier 2016 inclus, soit à hauteur de 5.319,67 euros. Le jugement est donc confirmé en ce qu'il a déclaré prescrite la demande relative au remboursement des frais professionnels antérieurs au 9 février 2016. Sur le fond : Il résulte de la combinaison des articles 1194 du code civil ('les contrats obligent non seulement à ce qui y est exprimé, mais encore à toutes les suites que leur donnent l'équité, l'usage ou la loi') et L. 1221-1 du code du travail ('le contrat de travail est soumis aux règles du droit commun'), que l'employeur doit prendre en charge ou rembourser tout ce qui est nécessaire au travail ou à l'exécution du contrat de travail et en particulier les frais professionnels engagés par le salarié. Le principe de remboursement des frais professionnels est d'ordre public, une clause contractuelle ne pouvant décider qu'une charge incombant à l'employeur sera assumée par le salarié. Toute clause contraire du contrat de travail est nulle ou réputée non écrite. Les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés sans pouvoir être imputés sur sa rémunération. Les sommes versées par l'employeur à titre de remboursement de frais professionnels, ou frais exposés par le salarié en raison de son travail, n'ont pas la nature d'un salaire. En principe, c'est au salarié de prouver la réalité des frais professionnels exposés. Le salarié est fondé à demander le remboursement de ses frais professionnels, peu important l'absence de réclamation de sa part pendant plusieurs années qui n'est pas de nature à rendre le manquement de l'employeur inexistant. Cependant, un employeur peut, par une note de service, fixer un délai pour produire les justificatifs de frais professionnels, délai au-delà duquel lesdits frais ne seront pas remboursés (en ce sens, Cass. soc., 29 sept. 2009, no 07-45.722). La société BASF fait valoir que M. [B] n'a pas respecté la procédure interne à l'entreprise consistant pour le salarié à adresser sans délai ses demandes de remboursement de frais professionnels : -il a attendu le 9 février 2018 pour solliciter le remboursement de frais professionnels de décembre 2014 à décembre 2016, alors qu'il a démissionné à effet du 31 décembre 2016 ; -à aucun moment M. [B] ne l'a alertée sur des notes de frais qui n'auraient pas été réglées ; il affirme avoir enregistré informatiquement " les formulaires " de ses notes de frais jusqu'à son départ, accompagnés des justificatifs (ses pièces 123 et 144), tout en précisant qu'il " n'a pas été en mesure d'enregistrer les originaux d'août à décembre 2016 sur l'outil HR KIOSK et qu'il a adressé les justificatifs originaux collés sur des feuilles A4 mais annotés, classés avec le détail des frais de repas " ; -les frais sont remboursés lorsque la mention " Dépl.accepté " apparaît dans l'outil informatique HR KIOSK ; or ceux dont il sollicite le remboursement sont notés " Dépl.effect " -en réalité, si M. [B] a enregistré le montant de ses frais de déplacement sur l'outil HR KIOSK, il n'est pas allé au bout de la procédure en omettant de transmettre ses notes accompagnées des justificatifs originaux afin qu'elle les valide et les rembourse, si bien que la société n'a jamais eu connaissance des frais dont il réclame le remboursement avant l'introduction de la procédure ; en tout cas, la société ne les a jamais reçus. La société BASF ajoute que M. [B] n'établit pas le bien-fondé des sommes réclamées. Elle expose que : -M. [B] a bénéficié du remboursement des frais qu'il avait déclarés au cours de la relation de travail à hauteur de 20.236,53 euros en 2014, 17.258,65 euros en 2015 et 195 euros en 2016 ; - il est désormais impossible de vérifier pour la totalité des notes de frais ce qui a déjà été réglé ou non ; -surtout, la société ne comprend pas pourquoi, en l'état des explications de M. [B], il a sollicité le remboursement de certaines notes de frais et pas d'autres ; si M. [B] avance avoir rencontré des soucis de santé en 2016, il n'en a jamais informé son employeur et les demandes de remboursement portent pour partie sur des périodes bien antérieures ; -des demandes de remboursement correspondent tantôt à des frais non datés, tantôt à des frais farfelus, pour des montants considérables, sans justificatif : il en va ainsi d'un remboursement de 1.099,93 euros de produit lave-glace, de viennoiseries pour 1.362,77 euros ou de frais " divers " de plusieurs milliers d'euros cumulés ; M. [B] réplique que : -il a respecté le processus de transmission de ses notes de frais (enregistrements informatiques des frais de déplacement sur l'outil interne BASF, RH KIOSK), l'envoi de formulaires papiers, copie de l'enregistrement informatique [signés indiquant le nom des justificatifs], justificatifs originaux collés sur une feuille A4 pour les frais de restauration) ; tous ces frais sont traçables et on peut les recouper avec le relevé de compte CITI, les frais sont équivalents d'une année sur l'autre, de sorte que la société BASF a tous les moyens pour opérer les vérifications ; -sa charge de travail importante (l'encadrement d'une équipe de 30 commerciaux), l'étendue croissante de son secteur géographique (la région Picardie et le département de la Seine-Maritime), les problèmes de santé qu'il a rencontrés au cours du second semestre de l'année 2016, l'ont empêché de remplir les tableaux mensuels et d'obtenir ainsi le paiement de ses frais professionnels ; -il n'est pas en mesure de produire les originaux des justificatifs car il les a déjà adressés à BASF par lettre recommandée avec accusé de réception ; ainsi, il ne s'explique pas que son employeur, les ayant reçus, n'ait pas procédé à leur enregistrement pour lui régler ses frais alors qu'il l'a relancé plusieurs fois à ce sujet ; par ailleurs, par le passé, il avait déjà engagé des sommes sans justificatif, ou adressé tardivement ses demandes de remboursement et en avait pourtant obtenu le remboursement sans sourciller ; -la société BASF semble confondre les frais de déplacement et les frais engagés dans le cadre du budget animation (soit plusieurs dizaines de milliers d'euros par an sur la période 2014-2016). Selon la procédure applicable au sein de la société BASF France (pièce n°5 de l'appelante), le salarié doit établir ses notes de frais (une par déplacement) immédiatement après son retour et les adresser sans délai au service Travel & Expenses à [Localité 5] ; il doit enregistrer la date du début et celle de la fin du déplacement, s'assurer toujours à l'avance que les factures portent l'adresse correcte du siège social de la société ; (') les notes de frais doivent être signées. " Le salarié peut apporter des modifications à ses notes de frais tant que l'unité de contrôle ne les a pas approuvées en cliquant sur " modification du calcul des frais de déplacement ". Après la modification, il faut sauvegarder et valider ". M. [B] décrit plus précisément (sa pièce n°144) la procédure applicable en matière de remboursement de frais professionnels, qui se déroule en deux temps : - une phase de saisie dans le logiciel " maison " HR KIOSK qui consiste à " rentrer " la nature de tous les justificatifs fournis (billets de train, hôtel') avec leur date et à saisir le montant correspondant, puis à confirmer l'exactitude des données saisies, ce qui permet de générer informatiquement une fiche de frais; - une phase d'envoi " papier " à BASF du formulaire de frais qui a été imprimé puis signé, lequel est accompagné des justificatifs originaux (les justificatifs plus petits qu'un format A4 devant être collés sur une feuille format A4, recto et verso. La cour observe que : >M. [B] ne remet en cause ni le principe, ni les modalités de remboursement des frais professionnels au sein de la société BASF, qui lui étaient applicables, lesquelles n'ont jamais fait obstacle au remboursement effectif desdits frais pendant la relation de travail ; > contrairement à ce qu'il soutient, il ne justifie pas avoir adressé les formulaires de frais de déplacement signés accompagnés des justificatifs en original par lettre recommandée avec accusé de réception au siège de l'entreprise à [Localité 5] ; il ne détient donc pas la preuve de leur envoi alors que la société BASF conteste expressément les avoir reçus ; au reste, il ne produit pas devant la cour le listing des enregistrements HR KIOSK postérieurs au 30 juillet 2016 ; il échoue donc à démontrer qu'il a respecté la procédure interne de remboursement des frais professionnels. >en tout état de cause, pour la période courant du 9 février 2016 au 30 juillet 2016 il ne conteste pas avoir saisi dans le logiciel les formulaires de remboursement de frais professionnels avec un retard important et donc ne pas avoir respecté la procédure en la matière ; les arguments selon lesquels sa charge de travail était très importante, son implication professionnelle totale, le fait qu'il ait souffert de problèmes de santé et qu'il ait bénéficié de fait d'une tolérance de son employeur qui avait par le passé toléré ses demandes de remboursement tardives sont inopérants ; au demeurant, sa charge de travail ne l'avait pas empêché de solliciter le remboursement d'une partie de ses frais, il ne justifie d'aucun arrêt de travail en 2016 et il n'est pas fondé à se prévaloir d'une pratique habituelle antérieure différente de son employeur à cet égard ; >M. [B] ne fournit pas d'explication sur le fait qu'il a été remboursé de certains frais et pas d'autres ; il ne justifie pas s'être ému de l'absence de remboursement de frais professionnels avant la fin de la relation de travail et notamment pour la période de février à juillet 2016 ; le seul élément qu'il produit à ce titre est un courriel du 19 décembre 2016 au service paie de BASF dans lequel il indique : " Il me reste quelques notes de frais à transmettre, comment dois-je procéder ' Dois-je les envoyer tel quel et à qui ' " auquel il lui est répondu le lendemain : " Pour la note de frais, il faudra faire parvenir à l'assistante de région l'ensemble des justificatifs pour qu'elle puisse faire le nécessaire au niveau de [Localité 5]. ". Pour autant, M. [B] ne justifie pas avoir transmis les dits justificatifs. Dans ces conditions, M. [B] ne peut qu'être débouté de sa demande de remboursement de frais professionnels portant sur la période postérieure au 9 février 2016. Le jugement est infirmé. Partie perdante, M. [B] est condamné aux dépens d'appel ; par voie de conséquence, il est débouté de sa demande au titre de l'article 700 du code de procédure civile. Il n'est pas inéquitable de laisser à la société BASF France la charge des frais qu'elle a exposés pour sa défense. Elle est déboutée de sa demande au titre de l'article 700 du code de procédure civile. PAR CES MOTIFS : La cour, statuant contradictoirement, par mise à disposition au greffe, - Confirme le jugement du conseil de prud'hommes de Rennes du 15 février 2021 en ce qu'il a déclaré irrecevable car prescrite la demande de remboursement de frais professionnels antérieure au 9 février 2016 ; -L'infirme pour le surplus et, statuant à nouveau, -Déboute M. [B] de sa demande de remboursement de frais professionnels pour la période du 9 février 2016 au 31 décembre 2016 ; - Déboute M. [B] de sa demande au titre de l'article 700 du code de procédure civile ; - Déboute la société BASF France de sa demande au titre de l'article 700 du code de procédure civile ; - Condamne M. [B] aux dépens d'appel. Le Greffier Le Président